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Capitula es operada por [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio en [CIUDAD], dirección [DIRECCIÓN], correo para asuntos de protección de datos [CORREO HABEAS DATA] y teléfono [TELÉFONO].
En esta Política explicamos qué información tratamos, para qué la utilizamos, con quién puede circular y qué derechos tienes. Nuestro criterio es sencillo: una plataforma que trabaja con asuntos familiares y patrimoniales debe pedir solo la información necesaria y tratarla con especial reserva.
La información que tratamos depende de las funciones que decidas utilizar.
Antes de crear una cuenta, Capitula puede utilizar respuestas estructuradas relacionadas con:
El diseño del diagnóstico busca evitar nombres, documentos de identidad y detalles patrimoniales mientras no sean necesarios. Mientras no crees un caso, estas respuestas pueden permanecer temporalmente en el almacenamiento local de tu navegador.
Cuando creas una cuenta podemos tratar: nombre; correo electrónico; credenciales de autenticación; proveedor de autenticación; identificador interno; fechas relacionadas con la creación y uso de la cuenta.
Cuando utilizas una contraseña, Capitula conserva un hash de la contraseña y no la contraseña en texto plano.
Si utilizas Google para iniciar sesión, se procesan los datos de autenticación necesarios para identificarte. En la base de Capitula se conserva la información necesaria para la cuenta, como nombre, correo y proveedor de autenticación. El inicio de sesión no autoriza a Capitula a revisar tu Drive, contactos o contenido de correo.
Cuando decides crear un caso, podemos tratar información como:
Según el tipo de caso puedes registrar: bienes; inmuebles; vehículos; participaciones; valores aproximados; identificadores registrales; matrículas inmobiliarias; placas; deudas; acreedores; pasivos; bienes excluidos; donaciones; reglas de reparto; información necesaria para construir inventarios y borradores.
Esta información es privada y de alta confidencialidad. No toda información patrimonial constituye legalmente un dato sensible, pero Capitula aplica controles reforzados por el impacto que una divulgación indebida podría tener.
Si decides cargar documentos podemos tratar: nombre del archivo; tipo; metadatos necesarios; contenido del archivo; texto extraído mediante OCR cuando el formato sea compatible.
Pueden incluirse, por ejemplo: documentos de identidad; certificados; escrituras; documentos de bienes; soportes asociados al trámite.
Cuando dos personas participan en un caso podemos tratar: membresía; rol dentro del caso; invitaciones; decisiones de compartir; información y documentos que cada persona haya marcado para colaboración.
La plataforma debe distinguir entre información individual y compartida.
Si solicitas contacto podemos tratar: nombre; correo; mensaje; referencia al caso cuando aplique; estado de la solicitud.
Solicitar contacto no comparte automáticamente el expediente.
Si utilizas ayuda local basada en FAQ o contenido educativo, tu pregunta puede procesarse dentro de la plataforma.
Si activas voluntariamente la función de IA externa, el mensaje que decidas enviar puede ser transmitido al proveedor identificado por Capitula para generar una respuesta.
Capitula no debe enviar automáticamente al chat externo: expediente; documentos; OCR; inventario patrimonial; información de la otra parte.
El contenido del chat no se almacena actualmente como parte de la base estructurada de casos de Capitula.
Podemos tratar información técnica necesaria para: autenticación; seguridad; funcionamiento; prevención de abuso; evidencia de consentimientos.
Esto puede incluir: cookie funcional de sesión; fecha y hora; navegador o user agent cuando se implemente; eventos de seguridad; versiones de documentos legales aceptadas.
Capitula no utiliza actualmente cookies publicitarias ni herramientas de marketing de terceros implementadas en el código revisado.
Tratamos la información únicamente para finalidades relacionadas con las funciones que utilices. Estas incluyen:
Cuando el usuario la activa: procesar la pregunta general que voluntariamente decida enviar; generar una respuesta educativa o de soporte.
La IA externa no se utiliza como mecanismo automático para decidir derechos del usuario ni para elaborar por sí sola los documentos jurídicos de Capitula.
Solo cuando exista un opt-in separado podremos utilizar datos de contacto para novedades, contenido, promociones o comunicaciones comerciales.
Puedes retirar esa autorización sin perder las funciones del servicio que no dependan de marketing.
No vendemos expedientes, documentos ni información patrimonial. La información puede circular únicamente cuando sea necesaria para las finalidades autorizadas o exista otro fundamento legal.
En un caso colaborativo, la otra persona podrá consultar únicamente información que corresponda a las funciones compartidas o que haya sido habilitada para colaboración. Los documentos privados no deben hacerse visibles automáticamente.
Podemos utilizar proveedores que traten datos por cuenta de Capitula para prestar funciones técnicas. La relación deberá estar sujeta a instrucciones, finalidad, confidencialidad, seguridad, limitaciones de uso, reglas de subprocesamiento, y eliminación o devolución cuando corresponda.
El OCR implementado actualmente mediante Tesseract se ejecuta dentro de la infraestructura del servidor de Capitula. La carga de un documento para OCR no implica, por esa función, su envío al proveedor externo del chat de IA.
Si el usuario activa expresamente IA externa, el mensaje que decide enviar podrá ser procesado por el proveedor identificado en la interfaz y en esta Política.
Antes de habilitar la función en producción, Capitula deberá documentar: rol del proveedor; ubicación del tratamiento; reglas de retención; subencargados; seguridad; condiciones aplicables a transmisión internacional.
La activación de IA es opcional.
Si utilizas Google para autenticarte, Google participa en ese proceso bajo sus propios términos. Capitula utiliza esta integración para autenticación y no como autorización para acceder al contenido general de otros servicios de Google.
Un abogado puede recibir tus datos de contacto cuando solicites expresamente ser contactado. El expediente completo no se comparte automáticamente.
Si posteriormente decides compartir datos, borradores o documentos, la interfaz deberá identificar el alcance de la compartición.
Podemos entregar información cuando exista orden de autoridad competente, obligación legal, o necesidad jurídica debidamente sustentada.
Capitula utiliza medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables según la naturaleza de la información y la etapa del producto.
La versión actualmente revisada utiliza una infraestructura de MVP:
Esta arquitectura permite operar y probar el producto, pero no debe considerarse la infraestructura definitiva para escalar información jurídica y patrimonial. Antes de una producción amplia Capitula deberá migrar, como mínimo, a: base de datos administrada; almacenamiento privado de objetos; cifrado en tránsito; cifrado en reposo; gestión segura de secretos; backups; controles de acceso por usuario y caso; separación entre ambientes; logging de seguridad; proceso de eliminación; procedimiento de incidentes.
El acceso humano interno a información de casos deberá limitarse a personas que realmente lo necesiten para soporte, seguridad, operación o cumplimiento, y sujetarse a obligaciones de confidencialidad.
Los expedientes y documentos no deben integrarse automáticamente con el proveedor de IA.
No conservamos información indefinidamente solo porque técnicamente sea posible hacerlo. Aplicamos criterios basados en finalidad, relación con el usuario, obligaciones legales, seguridad y defensa de derechos. Como reglas operativas iniciales:
Las respuestas locales deben eliminarse automáticamente después de un periodo razonable de inactividad, inicialmente 30 días.
Cuando se crea el caso: se transfiere únicamente la información necesaria; se elimina la copia del store de diagnóstico del navegador.
Se conservan mientras la cuenta o el caso estén activos y posteriormente durante el periodo limitado necesario para soporte, cumplimiento o defensa de derechos.
Se conservan mientras sean necesarios para el caso. Al eliminar un documento debe eliminarse también el texto OCR asociado, salvo fundamento legal documentado para conservarlo.
Se conservan únicamente durante el periodo necesario para gestionar la solicitud y mantener evidencia razonable de la gestión.
Capitula no conserva actualmente el chat como parte de la base estructurada de expedientes. La eventual retención del proveedor externo debe estar documentada antes de habilitar esa función en producción.
Podemos conservar evidencia de autorizaciones y revocaciones por el tiempo razonablemente necesario para demostrar cumplimiento y defender derechos. Los periodos internos concretos deberán mantenerse documentados y revisarse periódicamente.
Como titular de datos personales tienes derecho a:
Puedes consultar qué información tenemos sobre ti escribiendo a [CORREO HABEAS DATA]. Las consultas serán atendidas dentro del término legal aplicable, actualmente diez (10) días hábiles desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese plazo, informaremos el motivo y la nueva fecha, sin superar la prórroga legal aplicable.
Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que existe un incumplimiento, puedes presentar un reclamo.
Si el reclamo está incompleto, podremos solicitar la información necesaria conforme al procedimiento legal.
Los reclamos se atienden dentro del término legal aplicable, actualmente quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo, con la posibilidad de prórroga permitida legalmente.
La supresión o revocación no procede cuando exista un deber legal o contractual que justifique conservar determinada información. Cuando sea posible eliminarla, Capitula deberá hacerlo de forma efectiva en los sistemas bajo su control.
Las cuentas de Capitula están dirigidas a mayores de 18 años. Capitula no busca que niños, niñas o adolescentes creen cuentas.
Sin embargo, ciertos asuntos familiares o determinados documentos pueden contener información sobre menores. Cuando el tratamiento sea necesario, deberá:
Antes de lanzar una función que recolecte de forma estructurada información de menores, Capitula deberá realizar una revisión específica de esa funcionalidad.
Esta Política puede actualizarse cuando cambien la legislación, el producto, proveedores, finalidades, infraestructura o medidas de seguridad. Cada versión tendrá una fecha y número de versión.
Cuando exista un cambio material: lo comunicaremos de manera razonable; solicitaremos una nueva autorización cuando la nueva finalidad lo requiera.
La versión vigente estará disponible permanentemente en /privacidad.
El Responsable del Tratamiento es:
Para ejercer derechos de habeas data utiliza el asunto: HABEAS DATA — CAPITULA
¿Preguntas? Visita el centro de ayuda o vuelve al inicio.